Assistante de Direction H/F - Hopital de Puget Theniers

CH de Puget-Théniers :1EHPAD 134 lits 1 FAM 30 litsUn service de médecine de 6 litsCH d'Entrevaux :1 service de SSR 15 lits 1 EHPAD 56 lits1 PASA
Le CH de PUGET THENIERS recherche un(e) Assistant(e) de Direction à temps plein . L'assistant(e) de direction accompagne les directeurs afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de leur activité.En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à les seconder : gestion des emplois du temps, organisation des déplacements, préparation de dossiersIl/elle assure également le fonctionnement courant de la direction à travers le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers gérés par la Direction.I-MISSIONS PRINCIPALES1. Mise en oeuvre et suivi des tâches administratives liées au secrétariat de la Direction- Accueillir les personnes de manière professionnelle, répondre à leurs questions et les orienter vers les interlocuteurs compétents le cas échéant- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques- Prise de rendez-vous, tenue et suivi de l'agenda de la Direction- Suivi et transmission des informations relatives aux astreintes, administratives, médicales, techniques- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés, délibérations- Élaboration, édition et diffusion des notes de service et d'information- Rédaction, suivi et classement des conventions- Archivage des documents institutionnels : organiser, classer et archiver les supports (en versions papiers et numériques) selon un classement clair- Mise à jour de divers annuaires, organigrammes, documents et données institutionnels- Prises de notes et rédaction de comptes-rendus- Diffusion des comptes-rendus et procédures par voie électronique ou par papier et par voie d'affichage dans les services- Préparation et suivi de dossiers- Mise à jour des documents dématérialisés sur le serveur et diffusion des documents sur l'intranet- Gestion du planning d'occupation des salles de réunion, de réservation de matériels- Gestion du planning d'occupation des chambres de garde, de réservation et logistique ménage/clef- Coordonner l'arrivée des nouveaux collaborateurs et mettre en place des outils qui facilitent l'intégration- Réaliser des veilles thématiques et juridiques (évolutions législatives et règlementaires, nouveaux enjeux) ;2. Courriers- Ouverture, tri, enregistrement et ventilation du courrier arrivant dans l'établissement- Gestion et diffusion du courrier et des courriels administratifs- Saisie des courriers émanant de la Direction et du service RH le cas échéant- Mise à jour des modèles de courriers à disposition sur Intranet3. Enquêtes :- Coordonner et/ou répondre aux différentes enquêtes envoyées par les autorités, collecter les informationsnécessaires et autres relatives aux activités de l'établissement en lien avec les services concernés.4. Instances :- Elaboration, mise à jour et diffusion du calendrier des instances de l'établissement- Rédaction de notes et d'avis pour les instances consultatives et délibératives- Préparation, organisation, suivi des séances et rédaction des procès-verbaux.- Préparation des documents de présentation (trame type PowerPoint, documents annexes)- Participation aux réunions de direction, élaboration du compte rendu ainsi que coordination des informationsles concernant- Elaboration du rapport d'activité annuel5. Communication :- Rôle de référent communication au sein de l'établissementDiplôme de niveau Bac +2/3 en assistanat de direction ou en secrétariat (type BTS SAM ou DUT GEA).Expérience significative en assistanat, de préférence dans le secteur hospitalier ou public.Quotité hebdomadaire de temps de travail 37h30.Cycle de travail : Du lundi au vendrediNombre de Congés Annuels (année pleine) 25 CA + 15 RTT

Experience: 2 An(s)Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Modalités d'accueil,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer la communication interne et externe,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériquesPermis: B mention 79.06 (= EB) souhaitéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Activités hospitalièresListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.

• Gestion de l'emploi du temps
• Ventilation
• Logiciels bureautiques
• Rédaction de rapports d'activité
• Compte-rendu
• Réalisation d'enquêtes marketing
• PowerPoint
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Réalisation d'organigrammes
• Prise de note